Vous dirigez une équipe d’analyste d’affaires et l’un d’eux vous mentionne qu’il a du temps à consacrer sur d’autres projets. Ou encore, vous recherchez une nouvelle opportunité et chaque description de poste que vous trouvez est différente alors que c’est le même rôle. Ou bien, vous souhaitez embaucher un analyste d’affaires temporairement pour différentes initiatives à l’interne et vous ne savez pas comment structurer son mandat. Si vous lisez la suite, vous trouverez les réponses à vos questions.
Un analyste d’affaires peut intervenir sur plusieurs types de projets selon son niveau d’expérience, ses compétences techniques et ses soft skills.
Qu’entend-on par « transformation numérique » dans un premier temps ? C’est une expression utilisée très souvent dans les descriptions de poste et dans le monde des technologies de l’information, mais que veut-elle vraiment dire ? La transformation numérique représente la transition d’une entreprise vers le numérique à l’aide de solutions technologiques. Elle englobe tous les processus et toutes les activités d’une entreprise et non pas un processus isolé (comme le 5e type de projet). C’est une nuance importante.
En effet, dans ce type de projet, l’analyste d’affaires peut s’assurer que les besoins sont définis correctement et satisfaits. (Renseigne-toi davantage sur la définition des besoins ici.) Il peut même assister l’entreprise dans le choix de la solution qui sera mise en place. En fait, il a cette vision 360 sur les besoins tant « micro » que « macro ». Enfin, c’est l’une des rares personnes à avoir échangé avec toutes les parties prenantes individuellement ou en petit groupe et donc à mieux connaître leurs motivations et craintes.
À retenir : l’analyste d’affaires est donc un atout clé dans une transformation numérique afin de prendre les bonnes décisions pour l’organisation et les employés. En effet, il facilite la communication et la transition vers ce changement.
2e type de projet : Amélioration continue et "Maintenance & Support"
L’analyse d’affaires est très habile pour solutionner des enjeux. Une fois qu’une solution (technologique ou d’affaires) est mise en place, il faut la maintenir. Il s’agit d’une étape essentielle pour s’assurer de l’efficacité de la solution qui a été mise en place et afin qu’elle ne devienne pas désuète. Voici quelques situations possibles lors de cette phase de maintenance : il se peut que de la personnalisation soit nécessaire ou bien il se peut que malgré les tests, une anomalie à faible incidence n’ait pas été détectée, ou encore, le retour d’un client pourrait nous faire réaliser qu’un requis lié au champ « nom » a été oublié.
Cette phase de maintenance est l’occasion rêvée de supporter les utilisateurs, de s’assurer que la gouvernance est en place et fonctionne et enfin de résoudre toute anomalie (et même la plus mineure).
En ce qui concerne l’amélioration continue, elle porte bien son nom. Il s’agit de gérer le même type de situation que dans une phase de maintenance de façon « continue », récurrente et sur le long terme. On ne peut pas dire que les analystes d’affaires manqueront de travail à court terme !
À retenir : l’analyste d’affaires peut s’assurer que la solution mise en place réponde aux besoins actuels (qui ne cessent d’évoluer).
3e type de projet : Réorganisation (organisationnelle / relève / méthodologique)
Vous envisagez une réorganisation dans votre entreprise au niveau de la hiérarchie, des rôles et des tâches (souvent appelées « activités ») ou bien vous vous apprêtez à céder votre entreprise à un membre de votre famille ou un acheteur ou encore, vous instaurez un nouveau cadre de référence agile dans votre entreprise qui va impacter votre équipe ?
L’analyse d’affaires est votre allié afin d’aligner le tout du haut vers le bas et du bas vers le haut tout en restant cohérent et compétitif pour les parties prenantes extérieures à l’entreprise (client, fournisseur, etc.). Souvenez-vous, l’analyste d’affaires est l’une des rares personnes à avoir la vision 360 (direction, équipe, employé, client). Cela s’explique par le fait que l’analyste d’affaires pense « processus » et non « tâche ».
À retenir : l’analyste d’affaires est là pour permettre un changement et le rendre positif grâce à ses actions et son implication dans les projets. À la différence d’un conseiller en gestion de changement qui délimite le changement, le facilite et l’encadre, l’analyste d’affaires le conduit. Les deux intervenants travaillent donc étroitement ensemble dans ce type de projet.
4e type de projet : Résolution d'un problème (opérationnel et/ou d'affaires)
Un beau lundi matin, votre boss arrive frustré et affolé dans votre bureau et vous informe que les ventes ont chuté de 10% le mois dernier. Il vous dit : « trouve une solution ». (Je vous rassure, cela ne se passe pas de cette façon habituellement !)
Votre mission, « si vous l’acceptez », est toujours la même : « trouver la cause fondamentale ». La cause fondamentale, c’est la vraie cause, la cause sous-jacente qui pose réellement problème et celle que personne n’a le temps d’aller trouver (mais qui résoudrait le problème).
Vous vous en doutez, plus l’entreprise est grande, plus c’est compliqué de la trouver. Toutefois, cela est possible ; il faut simplement de la persévérance et parler aux bonnes personnes dans l’entreprise. En délimitant le processus, vous arrivez à en identifier les acteurs (ceux qui interviennent dans le processus) et par la suite, il ne vous reste qu’à schématiser ce processus sur papier (ou dans votre tête) et à aller parler à ces différents acteurs.
Ces acteurs ne vous donneront pas la cause fondamentale ; vous allez la trouver en posant les bonnes questions et en étant curieux. Allez fouiller la documentation existante, demandez des codes utilisateurs pour accéder aux systèmes qui supportent le processus ou une partie, allez sur place et observez les utilisateurs des systèmes. Bref, soyez curieux !
À retenir : l’analyste d’affaires peut intervenir comme un enquêteur sur un projet afin de chercher la ou les vraies causes d’un problème.
5e type de projet : Réingénierie de processus
Un autre cas de figure est le suivant : la direction trouve que le processus réalisé par le département X coûte trop cher. Ce processus est fait manuellement et si les personnes qui interviennent dans le processus quittent l’entreprise, aucun transfert de connaissances n’a été fait jusqu’à présent. Il n’y a même pas de documentation prévue. Votre analyste d’affaires peut vous aider dans la compréhension et la documentation de ce processus ainsi que son amélioration (souvent appelée « optimisation »). En réalité, on parle d’une réingénierie de processus. C’est probablement l’une des tâches la plus fréquente et la plus maîtrisée par les analystes d’affaires. Faites-leur confiance.
À retenir : l’analyste d’affaires pense en termes de processus ; toute problématique reliée à un processus devrait lui être adressée. Il sait comment procéder pour « guérir » ce processus en question.
6e type de projet : Implantation ou Migration d'un progiciel, CRM ou tout autre outil informatique
Je gardais ce type de projet pour la fin due à sa complexité. Premièrement, je me dois de vous expliquer ce qu’est un progiciel de gestion intégrée (sous l’abréviation PGI en français et ERP en anglais). Cet outil que je considère comme magique me fascine. Il est capable de supporter l’ensemble des processus d’une entreprise de manière centralisée.
Autre possibilité, moins coûteuse et moins complexe, le CRM. Ce dernier permet d’offrir un service client hors pair, d’aller chercher de nouveaux clients et de fidéliser sa clientèle actuelle.
Il va de soi que tout autre outil informatique peut bénéficier des compétences techniques de l’analyste d’affaires, notamment en ce qui a trait à la traduction des besoins d’affaires et la collaboration avec l’analyste fonctionnel (ou directement le développeur).
Dans le cadre de tels projets d’implantation, l’analyste d’affaires peut intervenir dans les cinq types de projets précédents qui seront reliés à l’implantation. Dépendamment du niveau technique de l’analyse d’affaires, ce dernier pourrait même avoir un chapeau d’analyste fonctionnel et faire de la configuration, rédiger des spécifications détaillées, gérer les tests fonctionnels ainsi que du support post-implantation pour les utilisateurs.
À retenir : Un analyste d’affaires peut intervenir dans des projets impliquant un PGI, CRM et tout autre outil informatique afin de réingénier un processus, résoudre un problème d’affaires / opérationnel préimplantation, supporter une réorganisation interne, intervenir post-implantation pour le support et la maintenance et enfin, s’assurer d’un changement positif en vue d’une transformation numérique. Il est même possible que votre analyste d’affaires puisse prendre des tâches fonctionnelles pour ce type de projet ; ne négligez pas une telle ressource.
Et vous, dans quel type de projet pensez-vous qu’un analyste d’affaires devrait être convié ?
